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ビジネスシーンで作成される様々な文書
契約書を作成しなくても、当事者間において合意があれば契約は成立します。しかし、できる限り合意の内容を明確にして紛争を回避するためにも、内容を書面で残しておくこと、すなわち契約書を作成することが有益です。
そもそも、契約とは、当事者間の申込みと承諾という二つの意思表示の合致によって成立する両当事者間の合意のことです。そして、契約書とは、この合意の具体的な内容を文書化したもののことです。
この点、ビジネスの各場面においては、「契約書」のほか「協定書」「協議書」「合意書」「覚書」「念書」など様々な表題の書面が作成されています。これらはどのような違いがあるのか、正確に理解できているでしょうか？
文書の効力はその記載内容で決まる
１ 文書の表題によって効力が決まるものではない
誤解されている方も少なくないかと思いますが、契約書、協定書、協議書、覚書、念書、などの表題は、それ自体から法的な効力が生じるものではありません。契約書という表題になっていなくても、記載内容が当事者間の契約内容を定めたものであれば、それは全て契約書としての実態を備えていることになります。例えば「念書」というのは、通常は一方が他方に差し入れる文書のことを指しますが、そこに両当事者の合意内容が記されていれば、立派な契約書としての実態を持つことになります。
また、「●●契約書」や「●●に関する覚書」というように記載内容を先取りするような表題になっている場合、表題に惑わされて本質的な書面の内容を見失ってはいけません。敢えて極端な例を挙げると、「売買契約書」という表題がついていても、実際は賃貸借に関して規定しているのだとすれば、その書面の実態は売買契約書ではなく賃貸借契約書であり、賃貸借契約に関する法律の規定が適用されることになります。
２ 文書の表題によって重要性が決まるものではない
文書の重要性について、契約書が最上位にあって、協定書、協議書、覚書、念書といったものはその下位に位置するとイメージしている方も少なくないと思います。しかし、これも誤解です。文書の表題によってその重要性が決まるものではありません。
例えば、契約書ではごく簡単な事項しか規定せず、別途作成する覚書で詳細を規定している場合、紛争になったときの解決指針としての有効性からすると、契約書よりも覚書の方がむしろ重要と言えます。協定書や覚書といった表題を見て、「契約書よりも軽いイメージだから」と内容をよく検討することなく署名・押印するのは、大変危険なことです。
文書の表題にも意味はある
このように、文書の表題の付け方によって効力や重要性に影響が生じることはありません。しかし、その文書の内容を確認するために逐一全ての条項を読み直すのは大変ですから、表題を見て内容がすぐにわかるようにしておくことは重要です。
例えば、「賃貸借契約に関する覚書」という文書があれば、表題を見ただけで「当事者間で賃貸借契約が締結されていて、それについて別途の合意をしたのだな」と推測することができますので、そのような前提で文書の内容を見れば、理解も早まります。
一般的に、当事者間の基本的、原則的な合意を記載したものが「契約書」であり、それに付随する取り決めや合意を示したものを「協定書」「協議書」「覚書」「合意書」などと呼ぶことが多いです（注１）。また、当事者の一方から他方に対して差し入れる文書については「念書」「証書」「誓約書」などと呼ぶことが多いです。（注２）
しかし、繰り返しになりますが、文書の表題によって効力が決まるわけではなく、あくまでもそこに記載されている内容がその文書の意味を決定付けますので、この点を忘れないで下さい。筆者は、「念書」という表題であってもその実、当事者間の合意を記載しているものや、「覚書」という表題であっても、単に一方当事者が定めたルールを記載しているものを見た経験が多くあります。このような文書は、表題と内容が一致しておらず混乱を招くおそれがありますので、反面教師と位置付けて、自分で作成する場合には決して真似しないようにしてください。逆に、相手方が作成した文書を検討する場合には、表題に惑わされず記載内容をよく検討することを心がけるようにしましょう。
注１：一般に、覚書とは、契約書に付随したり契約書を補足する合意内容を文書にしたものを言います。その内容が当事者間の合意である以上は、その実態は契約書と変わりないことになります。
注２：念書は日常用語とは言いがたくイメージがつかみにくいかもしれませんが、小学館の「日本国語大辞典」（第二版）では、「取引や契約上の副次的な事項に関して後日の証拠として、念のために作成しておく文書」とされています。また、有斐閣「新法律学辞典」（第三版）では、「副次的な事項について一応の証拠と作成するために作成・交付する文書」とされています。
